Hoe worden documenten gedigitaliseerd?

Bent u op zoek naar meer informatie of wilt u meer weten over documenten digitaliseren? Hier vindt u een uitgebreid stappenplan hoe wij uw documenten digitaliseren. Voor meer informatie, zie onze oplossing voor documenten digitaliseren.

1. Uw documenten inventariseren

   Voordat we uw documenten kunnen digitaliseren, gaan we graag met u in gesprek om uw informatiebehoefte te inventariseren. Het doel daarvan is de waarde van uw archief te leren kennen.
   Daarnaast kijken we naar het archief;
   Wat voor soort documenten zitten er in het archief?
   Bevatten de documenten veel hechtmiddelen als nietjes en plastic mapjes?
   Hoe om te gaan met aantekeningen op post-its?
   En, dienen de documenten nog inhoudelijk beoordeeld te worden voordat de documenten gedigitaliseerd worden?
   Allemaal cruciale vragen voor het creëren van de passende oplossing voor uw digitaliseringsbehoefte.
   

2. Inpakken en transport

   Wij streven altijd naar een volledig ontzorgde oplossing. Het inpakken van de documenten hoort daar ook bij. Dit kunnen wij voor u verzorgen, maar het staat u uiteraard vrij dat intern op te pakken. Voor ons is het belangrijk dat de documenten op een veilige en verantwoordelijke manier worden ingepakt, zodat de documenten geen schade ondervinden.
   Transport naar onze scanlocatie
   Nadat alle documenten zorgvuldig ingepakt zijn, transporteren wij uw documenten rechtstreeks naar de scan locatie. De chauffeur zal tijdens het transport het voertuig niet verlaten. Wij zien erop toe dat uw documenten zorgvuldig worden getransporteerd.
   Bij binnenkomst bij de scanlocatie zorgen wij voor een tijdelijk archief. Hierdoor blijft u in de gelegenheid om documenten, indien nodig, op te vragen.
   

3. Uw documenten opschonen

   Voordat wij uw documenten digitaliseren dient het archief eerst opgeschoond te worden. Dat betekend dat wij eventuele hechtmiddelen verwijderen zoals nietjes, paperclips, plastic mapjes en dergelijke. Mochten er boeken in uw archief zitten die niet losgesneden mogen worden dan worden deze op boekenscanners gedigitaliseerd.
   
   Tijdens de voorbereiding voegen we eventuele file seperators toe. Door middel van deze file seperators kunnen we bestandsnamen en afzonderlijke files automatisch tijdens het scannen genereren.
   

4. Uw documenten digitaliseren

   Documenten Digitaliseren
   De scanoperators, die uw project onder hun hoede nemen, zijn zorgvuldig getraind en hebben uitgebreide ervaring bij het verwerken van waardevolle en vertrouwelijke informatie. Daarnaast hebben ze de nodige kennis over onze professionele documentscanners, zodat ze tijdens het scanproces de nodige aanpassingen kunnen doen om uw afbeeldingen te optimaliseren.
   Kwaliteitscontrole
   Tijdens en na het digitaliseren hebben wij verschillende controles ingebouwd. Zodat wij zeker zijn dat de kwaliteit aansluit bij uw wensen. We letten tijdens het scannen op eventuele onregelmatigheden op de scans zoals bijvoorbeeld strepen, ezelsoren, verdraaiingen, etc. Daarnaast moet de leesbaarheid van de tekst natuurlijk zo dicht mogelijk bij een natuurgetrouwe afspiegeling van het origineel zijn.
   

5. Uw documenten classificeren

   Tijdens het classificeren of categoriseren, bundelen we de documenten. Dit gebeurd in feite al tijdens de voorbereiding, waarbij we folder en bestandsnamen mee nemen. Omdat dit echter vaak niet genoeg is, beoordelen wij de documenten en classificeren wij deze. Dit doen wij zowel automatisch als handmatig, waardoor wij een hoogwaardige kwaliteit behalen. Hierdoor worden uw documenten beter vindbaar.
   
   In tegenstelling tot fysieke archieven, kunnen we door digitalisering uw documenten meerdere classificaties mee geven, hierdoor profiteert u optimaal van de voordelen van digitalisering.
   
   Wil je meer weten hoe wij data uit je documenten halen en je document gegevens verwerken?

6. Uw documenten indexeren

   Tijdens het indexeren van de documenten, zorgen we er voor dat de informatie in uw documenten ook gevonden kan worden. Voor het indexeren van uw documenten maken wij gebruik van een combinatie van geautomatiseerde technieken in combinatie met handmatige invoer, dit noemen wij data extractie. Zodat alle gegevens op een goede manier verwerkt worden.
   
   Op het verwerken van de data uit uw documenten ligt geen beperking. Alles wat u graag verwerkt wil hebben kunnen wij uit de documenten verwerken. De vraag is enkel: “welke informatie is relevant om te verwerken voor het succesvol terugvinden van de digitale documenten?”
   Soms staat de informatie namelijk niet in uw documenten zelf, dan kunnen wij door middel van data verrijken document gegevens toevoegen aan uw documenten, zodat deze toch gevonden worden.
   
   Wil je meer weten hoe wij data uit je documenten halen en je document gegevens verwerken?

7. Uw documenten gearchiveerd

   Nadat uw documenten gedigitaliseerd zijn, zorgen wij voor een veilige aanlevering van de documenten. Hierbij kunnen wij aansluiting vinden op uw huidige Document Management Systeem (DMS) of digitale archief. Belangrijk voor ons is dat wij de informatie zo aanleveren dat het naadloos opgenomen kan worden in uw processen.
   Vernietiging
   Nu uw archief digitaal is, hebt u ook geen ruimte meer nodig voor het opslaan van de documenten. Het is daarom raadzaam ook na te denken wat u met het fysieke archief wilt doen. Kan het vernietigd worden? Of wilt u het nog een tijdje op een aparte locatie (als backup) houden? Wij kunnen beide opties voor u verzorgen. Indien u kies voor vernietiging verzorgen wij de vernietiging via één van onze partners. U ontvangt daarnaast bevestiging, inclusief een certificaat, van vernietiging.
   Vervolg
   Maar met het eenmalig archiveren bent u er niet. Uw document stromen stoppen niet en uw archief blijft over het algemeen groeien. Voor de meeste klanten verzorgen wij daarom het up-to-date houden van het digitale archief. Dat betekend dat wij periodiek de fysieke documenten komen ophalen, om de documenten te digitaliseren en toe te voegen aan het bestaande archief. Zo profiteert u optimaal van een digitaal archief en wordt nieuwe aanwas voorkomen.